Какие документы нужны при использовании онлайн–кассы

Отмененные документы

В ФНС России от 26.09.2016 N ЕД-4-20/18059@ «О направлении разъяснений»» target=»_blank»{amp}gt;письме ФНС № ЕД-4-20/18059 и письме Министерства финансов
№ 03-01-15/54413 указывается, что компании, которые принимают наличные и онлайн-платежи
с использованием современных касс, могут отказаться
от оформления целого ряда документов с кодом КМ.

Так, теперь отменены
все формы с номерами от КМ-1 до КМ-9, а также бланк КМ-56, представляющая собой справку-отчет, оформляемую
кассиром-операционистом. Впрочем, платежные агрегаторы и другие компании вправе вести эти формы по собственной
инициативе, если они удобны им для работы. А вот бланки строгой отчетности
заполнять вручную точно не надо: онлайн-касса автоматически печатает их или
направляет покупателю с использованием электронных каналов связи – по SMSили
email.

Основное отличие

Ключевое отличие обычной кассы от современного устройства,
позволяющего осуществлять прием платежей как наличными, так и картой и даже с
применением интернет-эквайринга, заключается в механизмах работы этих
устройств. Раньше касса была полностью
автономным оборудованием: она не подключалась к интернету и никуда не
передавала внесенные в нее данные – они хранились на так называемой электронной
кассовой ленте (ЭКЛЗ).

С современной кассой все по-другому. Данные об онлайн-платежах
или оплатах наличными она передает в
налоговую прямо сразу после заключения сделки через интернет. Также эти
сведения фиксируются на так называемом
фискальном накопителе – на случай сбоя при передаче данных или других
особых обстоятельств.

В некотором смысле внедрение онлайн-касс упростило жизнь
предпринимателям. Например, на новую кассу не обязательно наклеивать
голограмму, подтверждающую подлинность оборудования, а обслуживание в
специализированном центре остается на усмотрение самого владельца кассы. Однако
для того, чтобы корректно проводить бизнес-платежи онлайн, обслуживать технику,
конечно, все равно придется, а подлинность кассы подтверждается в процессе
регистрации в налоговой.

Однако грамотные владельцы бизнеса уже знают, как
действительно упростить свою работу. Платежная
система «Оплата онлайн» полностью соответствует требованиям 54-ФЗ об
онлайн-кассах, но при этом не требует
серьезных вложений в покупку оборудования, времени на подбор и регистрацию
техники и так далее.

Если у вас остались вопросы, мы с радостью ответим Вам!

Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, сейчас (за некоторым исключением) должны использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.

Налогоплательщики, которые на данный момент освобождены от обязанности применения ККТ (плательщики ЕНВД; ИП на патенте; лица, оказывающие услуги населению), пока имеют право не использовать кассовую машину, но начиная с 1 июля 2019 года такая обязанность наступает и для них.

Какие документы нужны при использовании онлайн–кассы

Подробнее см.: «Кто должен перейти на онлайн-кассы с 1 июля 2019 года?».

Что из себя представляют онлайн-кассы и как они работают, прочтите в статье «Что это такое и для чего вводят онлайн-кассы?».

Если вы решили приобрести новую кассовую технику, то проверьте, включена ли она в официальный реестр кассовых машин, разрешенных к применению в соответствии с новым законодательством. Данный реестр есть на сайте налоговой службы.

Подробнее об этом списке узнайте в статье «Государственный реестр ККТ — что включает и где найти?».

Также удобно провести проверку наличия в реестре приобретаемой модели в сервисе ФНС по ссылке.

какие документы нужны для онлайн кассы

На сайте Налоговой службы также можно уточнить, подлежит ли модернизации определенная модель ККТ.

После того как вы определитесь с самой техникой, нужно приступить к регистрации новой или модернизированной ККТ. Также вам нужно будет выбрать оператора фискальных данных (ОФД), на которого возложена функция по передаче данных с онлайн-кассы в налоговый орган. Список ОФД также присутствует на сайте ФНС.

Документы,
заполняемые в прежнем порядке

Несмотря на расширяющиеся возможности по приему бизнес-платежей
онлайн, некоторые требования по ведению кассовой документации сохранились в
неизменном виде. Одно из них – наличие
кассовой книги, которая составляется на бланке КО-4. Получение и
расходование наличных денег нужно фиксировать приходными (ПКО) и расходными (РКО) кассовыми ордерами.

Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, нужно направить в налоговые органы заявление. Согласно закону 54-ФЗ заявление о регистрации ККТ должно содержать следующие реквизиты:

  • наименование пользователя (полное наименование организации или полные фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
  • ИНН;
  • адрес и место установки кассового аппарата;
  • заводской номер и модель ККТ;
  • заводской номер и модель фискального накопителя.
Еще по теме  Актуальные штрафы за использование телефона за рулем как доказать невиновность

В заявление в зависимости от планируемого направления использования онлайн-кассы вносятся дополнительные данные, например, если будут производиться интернет-платежи, то в строке «Адрес» нужно указать адрес сайта. Заполняются соответствующие строки:

  • при применении в составе автоматического устройства;
  • при использовании платежным агентом;
  • при проведении расчетов в интернете;
  • при разносной, развозной продаже;
  • при применении только для распечатки бланков строгой отчетности.

Удобнее всего зарегистрировать онлайн-кассу через личный кабинет налогоплательщика. Для регистрации потребуется усиленная квалифицированная электронно-цифровая подпись.

Как получить такую, читайте здесь.

Зарегистрироваться можно на сайте ФНС. В личном кабинете для проведения процедур по кассовой технике предназначен специальный раздел.

Рекомендуем ознакомиться с видеороликом о регистрации ККТ, который выпустила налоговая служба.

Ролик — в материале «Инструкция по регистрации онлайн-кассы в налоговой».

Если возникают трудности с регистрацией кассовой техники, можно обратиться к оператору фискальных данных или в ЦТО. За умеренную плату (а некоторые даже бесплатно) они проведут всю процедуру за вас.

Новые документы

·      
так называемый чек коррекции. Он составляется, если в кассе обнаружились
неучтенные денежные средства. Например, это возможно, если в магазине не было
электричества, и покупатели рассчитывались за товары наличными, а касса в это
время не работала;

·      
чек
возврата. Он предоставляется, если клиент оформляет возврат товара или
услуги. При этом такой чек формируется вне зависимости от того, как именно
продавец получал оплату – онлайн с использованием интернет-эквайринга  или наличными;

·      
отчеты об
открытии и закрытии смены. Согласно правилам, прописанным в 54-ФЗ, между
оформлением этих документов должно проходить не больше 24 часов;

·      
дополнительные
документы, которые потребуется оформлять периодически: отчеты о закрытии
фискального накопителя (ФН), подтверждение оператора и т.д.

Фискальный
регистратор

Фискальный регистратор – это, по сути, дополнительный
гаджет, который способен превратить ваш компьютер или ноутбук, имеющий
специальную программу, в полноценный кассовый аппарат для приема платежей.
Поэтому его ключевые рабочие возможности определяются характеристиками
основного оборудования.  Основная функция регистратора – это печать
чеков, отражающих проведение онлайн-платежей или прием наличных, и отправка данных в ФНС. Разные модели
могут отличаться между собой скоростью печати, возможностью автоотреза чековой
ленты и т.д.

Кому подойдет: тем,
кто уже приобрел основное кассовое оборудование.

По сути, фискальный накопитель – это основной инструмент
формирования чеков, подтверждающих проведение бизнес-платежей онлайн в формате,
предусмотренном действующим законодательством. Он подписывает сформированные
чеки, производит шифровку данных перед отправкой оператору (ОФД) и производит
расшифровку информации, поступающей на устройство.

какие бывают онлайн кассы

Однако его основная функция – хранение информации о
проведенных сделках. Это необходимо не только для того, чтобы иметь
возможность проверить правильность
сведений, переданных в налоговую, но и для обеспечения сохранности данных в случае сбоя в работе кассы – например, при
отключении интернета.

Как выглядит чек коррекции?

В целом основные виды документов, которые выдает кассовый аппарат, сохраняются и при использовании онлайн-кассы. В начале смены также распечатывается отчет «Начало смены», а при закрытии смены — «Конец смены», но они будут содержать дополнительные реквизиты, касающиеся фискальных данных.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) не меняет своего содержания и назначения — если ведете ее, делайте это в прежнем порядке.

Существенные видоизменения затронули содержание чека на покупку. Теперь в нем содержится больше информации. Например, в кассовом чеке, выдаваемом онлайн-кассой, указывается адрес места осуществления покупки. В чеке нового образца обязательно должно быть указано наименование покупки, ее цена, стоимость, применяемые скидки или надбавки, общая стоимость покупки, ставка и сумма налога на добавленную стоимость, способ проведенной оплаты (наличными, безналичными), режим системы налогообложения и другое. Также в чеке на покупку указываются данные фискальных показателей.

Подробнее о том, как должен выглядеть чек онлайн-кассы, читайте здесь.

Что касается указания наименования товара (услуги, работы) в кассовом чеке, послабления есть для индивидуальных предпринимателей — согласно приказу ФНС «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию» от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ такие показатели, как наименование, цена, количество, способ расчета до 1 февраля 2021 года могут не указывать предприниматели, применяющие УСН, УСХН, ЕНВД, ПСН.

Подробнее о номенклатуре товаров в онлайн-кассах читайте в этой статье.

онлайн кассы оплата онлайн

По новому порядку покупатель имеет право потребовать, чтобы кассовый чек отправили ему в электронной форме на его абонентский номер или электронную почту, какую он укажет. В этом случае в электронной форме чека будут прописаны электронные адреса покупателя и продавца.

Еще по теме  Документы необходимые для развода

Онлайн-ККМ предусматривает проведение следующих операций в онлайн-режиме и распечатки документа: кассовый чек коррекции, возврат прихода.

·      
за одну или несколько операций в виде онлайн-платежей
или покупок за наличные был выдан неправильный чек;

·      
одна или несколько операций по тем или иным
причинам были проведены без применения онлайн-кассы. Одна из наиболее
распространенных ситуаций такого рода – отключение света в торговой точке.
После того, как электричество снова появится, необходимо будет провести по
кассе сумму, полученную от клиентов.

В обоих случаях для корректировки проведенных бизнес-платежей
онлайн или наличными потребуется оформление чека коррекции. Оптимально, если
удастся сделать это в ту же смену, когда был осуществлен неправильный расчет.
Однако если это невозможно, допускается формирование такого чека на другой
день. Главное условие – чтобы он был выбит после открытия, но при этом до
закрытия смены. Создание чека после
закрытия смены не допускается.

Автономная касса

Главная «фишка» автономной кассы – возможность ее перемещения. Она имеет встроенный аккумулятор, а
также все остальные элементы, необходимые для полностью независимой работы:
печатающее устройство для чеков, модуль беспроводной связи, блок памяти,
клавиатуру и дисплей. Как правило, это недорогой
и легкий вариант, который удобно носить с собой: в общем-то, для этого он и
предназначен. Этот аппарат способен принимать как наличные, так и  оплату онлайн по карте.

Кому подойдет: разъездным
работникам, которые должны предоставлять клиентам чеки, — курьерам, таксистам и
т.д. Каждый сотрудник должен иметь собственный кассовый аппарат.

Как вести кассовые документы. Документооборот при онлайн-кассах

Правила ведения кассовой книги содержит вышеупомянутое указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. С введением в применение онлайн-касс они не изменились и сводятся к следующему:

  • основанием для внесения записей в книгу служат кассовые ордера на приход и расход, каждый из которых отражается в книге;
  • остаток, показанный на конец дня, сверяется с фактическим наличием денег;
  • книга может вестись электронно, но она обязательно распечатывается, прошивается и заверяется.

чек коррекции онлайн кассы

Наличная выручка, поступившая через кассовый аппарат, по-прежнему должна быть оприходована в операционную кассу через составление приходного ордера. Сумму, указанную в приходном ордере, будет подтверждать формируемый онлайн-кассой отчет о закрытии смены, который по многим своим параметрам является аналогом Z-отчета, оформлявшегося кассой, оснащенной ЭКЛЗ.

О том, каким окажется штраф в случае отсутствия кассовой книги, читайте в материале «Нужна ли кассовая книга для онлайн-кассы?».

Вступление в силу новой редакции закона 54-ФЗ по применению онлайн-касс значительно снизило объем документооборота. Всю необходимую информацию новая кассовая техника передает в налоговые органы в онлайн-режиме, поэтому отпадает необходимость в ведении традиционных унифицированных форм документов по учету расчетов с применением ККТ.

Так, больше нет обязанности в заполнении форм КМ, потому что данные, которые обычно заносятся в формы КМ, уже в режиме онлайн будут переданы в налоговый орган онлайн-машиной. А значит, нет необходимости дублировать информацию. Это разъясняет письмо Минфина России от «О применении постановления Госкомстата России от 25.12.

В то же время организация имеет право самостоятельно определиться, какие документы ей нужны и при онлайн-кассе. Если вы продолжите заполнять унифицированные формы документов, предусмотренные при расчетах с применением ККТ, нарушением это не будет.

Кассовые документы при онлайн-кассах, такие как приходный кассовый ордер, нужно выписывать в прежнем порядке. При расчетах наличными денежными средствами с применением кассовой техники приходный кассовый ордер заполняется в конце дня на общую сумму выручки.

Учет по главной кассе организации нужно вести, как прежде. По прежнему порядку выписываем все приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, ведем кассовую книгу.

из чего состоит онлайн–касса

Какие документы вести при онлайн-кассе по учету кассовых операций организации, прочитайте в статье «Порядок ведения кассовых операций в 2019 году».

Нет интернета

Пожалуй, одна из самых частых проблем – перебои с
интернет-соединением. К счастью, она же – самая безобидная с точки зрения
возможных последствий для бизнеса. Если такое произошло, останавливать работу торговой точки нет необходимости: все
благодаря фискальному накопителю платежной системы, в котором хранятся все
данные о выданных чеках.

Как поступить: просто
продолжайте работу.

Итоги

В настоящее время могут применяться только онлайн-кассы. Для того чтобы запустить в работу новую онлайн-кассу, нужно ее зарегистрировать. Регистрация через личный кабинет налогоплательщика — удобный и быстрый способ регистрации. Если столкнетесь с трудностями при регистрации кассы, можно обратиться к операторам фискальных данных или в ЦТО — они с легкостью решат ваши проблемы.

Обновление закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ наряду с изменением требований к применяемой кассовой технике привело и к изменениям в перечне обязательных к применению законодательных актов. В результате исчезла необходимость создания тех документов по ККТ, унифицированные формы которых утверждались Госкомстатом.

Нет электричества

Отсутствие электричества – это более серьезная проблема. Не
будем говорить о ситуации, когда это произошло в темное время суток: понятно,
что в этом случае магазин придется закрыть. А как быть, если день в разгаре, и
покупателей много? Может быть, можно проводить прием платежей, выдавая бланки
строгой отчетности вместо чеков?

Нет, так делать нельзя: выдача бланков строгой отчетности
при приеме наличных или онлайн платежей разрешена только узкому кругу организаций.
Но выход из ситуации все-таки есть: можно
продолжать работу, предварительно
подготовившись к вопросам со стороны налоговой. Во-первых, когда
электричество все-таки включат, потребуется сформировать чек коррекции на всю сумму, которая была получена от покупателей во
время его отсутствия.

Он автоматически будет передан в ФНС после восстановления
нормальной работы кассы. Однако это не исключает проверки со стороны
контролирующего органа: на этот случай стоит взять объяснительную у кассиров, которые работали в момент возникновения
проблемы, и подтверждающий документ от
энергокомпании, в котором зафиксировано время отключения.

Как поступить:
продолжайте работу, но подготовьте пакет документов на случай проверки.

Сломалась касса

онлайн касса vs обычная касса

А как быть, если вышла из строя сама касса или не работает
какая-то ее функция, например, интернет-эквайринг? Если у вас больше одной
кассы – отлично: надеемся, оставшиеся аппараты выдержат повышенную нагрузку.
Если же касса всего одна, в этом случае продолжать работу нельзя: придется закрыть точку, пока не
отремонтируют оборудование.

Как поступить:
закрывайте магазин и вызывайте обслуживающую организацию.

Как застраховаться от
проблем?

 Если у вас остались вопросы, мы с радостью ответим Вам!

Один чек или
несколько?

Если вы обнаружили проблему с несколькими покупками сразу,
причем неважно, были ли они осуществлены с использованием интернет-эквайринга
или за наличные, чек коррекции нужно
оформить по каждой из них отдельно. Однако если причиной расхождения между
фактической суммой в кассе и объемом проведенных платежей стал массовый сбой, например, отключение
электричества, разрешается оформить один
документ на всю сумму расхождения. Эта возможность зафиксирована в Письме
ФНС № ЕД-4-20/25867

Как обойтись без
чека?

Если вы используете онлайн-кассу и обнаруживаете расхождение
между суммой операций, проведенных по чекам, и количеством полученных денежных
средств, обойтись без чека коррекции не получится. А вот если вы используете платежную
систему «Оплата онлайн», то такого просто не может произойти: система автоматически отправляет правильные
(!) чеки за каждую операцию каждому вашему клиенту. Используйте ваше время
на развитие бизнеса, а не оформление документов!

Сетевая карта

Это, пожалуй, самый главный признак онлайн-кассы –
собственно, она потому так и называется, что способна передавать данные в
налоговую инспекцию через интернет в режиме реального времени. Причем это
касается как сделок, проведенных за наличные, так и онлайн-платежей и даже
оплат, выполненных при помощи интернет-эквайринга.

Устройство для печати чеков

Это – еще один важный элемент современного кассового
устройства, который предназначен для печати чеков в формате, соответствующем
требованиям 54-ФЗ. Одним из важных условий является то, что такое устройство должно поддерживать печать QR-кода на чеке. Однако некоторые организации могут обойтись
и без этой части онлайн-кассы – это разрешается компаниям, которые передают
чеки клиентам только в электронном виде, например, интернет-магазинам.

Уже немного позавидовали владельцам таких магазинов? Еще бы
– они могут хотя бы немного сэкономить на стоимости дорогостоящего агрегата.
Однако вы можете сделать ход конем и избавиться от необходимости установки не
только чекопечатающего устройства, но и… онлайн-кассы вообще! Зарегистрируйтесь
в платежной системе «Оплата онлайн» и войдите в личный кабинет:

отсрочка установки онлайн касс

здесь вы
сможете создавать платежные ссылки для
своих клиентов и отправлять их любым удобным способом – например, в SMSили
через мессенджеры. Клиент получит подтверждение и электронный чек, вы – оплату,
а налоговая – сведения о проведенном платеже. И никакого оборудования, кроме вашего собственного мобильного телефона!

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:
Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности